Reflect. KPI-Template.

KPI 1 — Automatisierungsgrad (%)

Anteil vollautomatisierter Prozessschritte an der Gesamtanzahl der Schritte eines Prozesses. Messung: (automatisierte Schritte / Gesamtschritte) × 100 — erhoben über Prozessdokumentation oder Workflow-Logs. Richtwert: ≥ 70 % für operative Kernprozesse.

KPI 2 — Zeitersparnis pro Instanz (h)

Durchschnittliche Zeitersparnis pro Prozessdurchlauf im Vergleich zum manuellen Ablauf (Vor/Nach-Vergleich). Messung: Zeitaufnahme an 10 repräsentativen Instanzen vor und nach Automatisierung. Richtwert: ≥ 40 % Reduktion der Durchlaufzeit.

KPI 3 — Durchlaufzeit (h)

Zeit zwischen Prozesseingang und -abschluss (End-to-End), inklusive Wartezeiten auf externe Systeme und Genehmigungen. Messung: Timestamp bei Start und Abschluss jeder Instanz über Workflow-Engine oder Logging. Richtwert: < 50 % der manuellen Baseline.

KPI 4 — Manueller Restaufwand (h/Woche)

Verbleibender Personalaufwand nach Automatisierung für Prüfung, Korrekturen, Freigaben und Eskalationsbehandlung. Messung: Wöchentliche Zeiterfassung der betroffenen Mitarbeiter, aggregiert über 4 Wochen. Richtwert: < 20 % des ursprünglichen manuellen Aufwands.

KPI 5 — Fehlerquote (%)

Anteil fehlerhafter Outputs (falsche Klassifikation, ungültige Daten, abgebrochene Prozesse) an der Gesamtzahl der Instanzen. Messung: Wöchentliche Qualitätsstichprobe (min. 5 % der Instanzen) oder automatisiertes Error-Logging. Richtwert: < 2 % — über 5 % erfordert sofortiges Review.

KPI 6 — Eskalationsrate (%)

Anteil der Fälle, in denen ein menschlicher Eingriff nötig war (HITL-Eskalation, manuelle Korrektur, Ausnahmebehandlung). Messung: Eskalations-Events / Gesamtinstanzen × 100 aus HITL-Logs. Richtwert: < 10 % — Werte > 20 % deuten auf Architekturprobleme hin.

KPI 7 — System-Verfügbarkeit (%)

Betriebszeit der Agent-Infrastruktur gemessen über den gesamten definierten Betriebszeitraum (inkl. geplante Wartungsfenster). Messung: Uptime-Monitoring (Betriebszeit / (Betriebszeit + Ausfallzeit)) × 100. Richtwert: ≥ 99,5 % in Produktion.

KPI 8 — Output-Validierungsrate (%)

Anteil der Agent-Outputs, die automatisch auf Schema-Korrektheit, Vollständigkeit und Wertebereichsgrenzen geprüft werden — bevor sie weiterverarbeitet oder an Systeme übertragen werden. Messung: Validator-Logs (validierte Instanzen / Gesamtinstanzen). Richtwert: 100 % — jeder Output muss validiert werden.

KPI 9 — ROI (%)

Verhältnis von jährlichem Nettonutzen (Zeitersparnis in € + Fehlerkosten-Reduktion − Betriebskosten) zur Gesamtinvestition (Setup + Lizenzen). Messung: (Nettonutzen / Gesamtinvestition) × 100, quartalsweise berechnet. Richtwert: ≥ 150 % nach 12 Monaten.

KPI 10 — Kosten pro Transaktion (€)

Monatliche Gesamtbetriebskosten (Infrastruktur, Lizenzen, Wartungsaufwand) geteilt durch die Anzahl verarbeiteter Prozessinstanzen. Messung: Kostenzuordnung pro Prozess aus Buchhaltung + Stundenzettel. Richtwert: < 30 % der entsprechenden manuellen Kosten.

KPI 11 — Time-to-First-Value (Tage)

Anzahl Kalendertage vom offiziellen Projektstart bis zur ersten messbaren, produktiv genutzten Automatisierungswirkung (erster Agent live, erste Zeitersparnis dokumentiert). Messung: Projekttagebuch mit Meilensteinen. Richtwert: ≤ 30 Tage für den ersten Agenten in Produktion.

KPI 12 — Team-Akzeptanz (Score 1–5)

Durchschnittliche Zufriedenheit der direkt betroffenen Mitarbeiter mit der KI-Unterstützung im Arbeitsalltag. Messung: Kurzbefragung (5 Fragen à 1–5 Punkte, Schnitt), quartalsweise mit anonymer Online-Umfrage. Richtwert: ≥ 3,5 / 5 — Werte unter 2,5 erfordern Change-Management-Maßnahmen.