KI-Readiness- Checkliste.

Wie hoch ist der wöchentliche manuelle Aufwand in Ihren Kernprozessen?

Denken Sie an Angebotserstellung, Belegverarbeitung, Statusberichte, Auftragsbestätigungen. Zählen Sie alle Personen zusammen. Unter 5 Std./Woche = 0 · 5–20 Std. = 1 · über 20 Std. = 2

Sind Ihre Kernprozesse standardisiert und nach festen Regeln dokumentiert?

Regelbasierte Prozesse lassen sich automatisieren — spontane, kreative oder hochgradig individuelle eher nicht. Ad-hoc & variabel = 0 · Teilweise dokumentiert = 1 · Vollständig standardisiert = 2

Sind Ihre wichtigsten Systeme (ERP, CRM, Buchhaltung) über Schnittstellen verbunden?

KI-Agenten brauchen Datenzugriff. Isolierte Systeme ohne API erfordern Aufwand. Isoliert, keine APIs = 0 · 1–2 Systeme integriert = 1 · 3+ Systeme gut vernetzt = 2

Wissen Sie, wo in Ihren Prozessen die größten Fehler oder Zeitverluste entstehen?

Medienbrüche, manuelle Dateneingaben und Wartezeiten auf Freigaben sind klassische KI-Ansatzpunkte. Unklar = 0 · Gefühl, aber nicht dokumentiert = 1 · Klar identifiziert = 2

Liegen Ihre Prozessdaten strukturiert und digital vor?

E-Mails und PDFs zählen als „teilweise" — aber nur wenn systematisch abrufbar. Papier und Zettel = 0 · E-Mails, PDFs, Tabellen = 1 · Strukturierte Datenbanken oder APIs = 2

Haben Sie historische Prozessdaten aus den letzten 12 Monaten verfügbar?

KI-Modelle lernen aus Vergangenheitsdaten. Je mehr konsistente Historie, desto schneller und präziser der ROI. Keine/kaum Daten = 0 · Lückenhaft = 1 · Konsistent & verfügbar = 2

Welchem Reifegrad entspricht Ihre aktuelle KI-Nutzung am ehesten?

Stufe 1: ChatGPT wird manuell getestet, keine Integration. Stufe 2–3: RAG-Assistenten oder erste Tool-Anbindungen. Stufe 4–5: Agenten mit definierten Tool-Sets. Keine KI-Nutzung = 0 · Stufe 1 (manuell) = 1 · Stufe 2–3 (assistiv/semi-autonom) = 2

Sind DSGVO-Grundlagen vorhanden: Datenschutzerklärung, AV-Verträge mit Dienstleistern?

KI-Systeme verarbeiten oft personenbezogene Daten. DSGVO Art. 25 (Privacy by Design) ist Pflicht. Fehlt = 0 · Teilweise / veraltet = 1 · Aktuell & vollständig = 2

Können KI-Projekte in Ihrem Unternehmen innerhalb von 4 Wochen entschieden werden?

KMU-Projekte mit festem Preis (z.B. Analyse. 9.800 €) brauchen schnelle Entscheidungen. Lange Genehmigungsprozesse kosten mehr als der PoC selbst. >2 Monate Vorlaufzeit = 0 · 4 Wochen mit Aufwand = 1 · Schnell & direkt möglich = 2

Hat Ihr Team Erfahrung mit oder Offenheit für KI-Tools und neue Arbeitsweisen?

Interne Akzeptanz ist entscheidend für den Projekterfolg. Kein Interesse, Skepsis = 0 · Erste Erfahrungen, offene Haltung = 1 · Aktiv interessiert, Schulungsbereitschaft vorhanden = 2

Stehen Geschäftsführung und betroffene Abteilungen hinter KI-Automatisierung?

Ohne Buy-in von oben scheitern KI-Projekte an internem Widerstand — unabhängig von der Technologie. Fehlendes Buy-in = 0 · Teilweises Alignment = 1 · Vollständige Unterstützung = 2

Können Sie messbare Erfolgskriterien für Automatisierungen definieren?

Z.B. „Angebotserstellung von 45 auf 15 Minuten" oder „Fehlerquote unter 2 %". Ohne Baseline kein messbarer ROI. Unklar / kein Ziel = 0 · Grob definiert = 1 · Klare KPIs mit Baselines = 2